仕事上、あらゆる目的で行われる会議。昨今は、新橋や虎ノ門といったサラリーマンの聖地で、会議やセミナー用の場所だけを提供する「貸会議室」というサービスが増えています。
業務で行う会議以外にも、勉強会や研修など、多種多様な目的で貸会議室の需要は増えています。駅チカでアクセスの良い場所で開催する会議や勉強会は、参加者にとっても利便性が良く、議題や課題などに集中して取り組むための準備が整うでしょう。
貸会議室なら色々なものが借りられる
参加者の人数によって、必要な資料や筆記用具など持参するアイテムや数もかわってきます。
チェックリストを用意して、忘れ物がないか入念にチェックしておきましょう。資料を共有するプロジェクターや情報を扱うPCなど、事前に用意する機器や備品は意外に多くあり、会議や勉強会を開催するにあたっては必要不可欠です。この際、貸会議室側から貸し出されている備品について調べてみましょう。機器や備品はレンタルをしているところが多く、持ち込みによる負担も最小限に揃えられます。
例えば以下の備品はレンタルを利用すると便利です。
司会者台・講演台
ファシリテーターのいる会議や講師を設けた勉強会など、前に立つ人が資料を置いたり飲み物を置いたりするのに使います。貸会議室によっては無料で貸し出しているケースもあるので借りておきましょう。
ホワイトボードやマーカー
意見やアイデアをまとめる、ホワイトボード。気軽な提案や課題解決などを、参加者の発言を共有できます。発信者がその場で書き込めるので、発言を明確に理解できて参加者も参加している自覚がもてる時間となるでしょう。基本的に部屋に備え付けられていますが、予約の段階で確認しておくと安心です。
スクリーンやプロジェクター
PCの映像を投写して全員に共有できるスクリーンやプロジェクター。プレゼン資料や勉強資料の共有に必要です。効率の良い情報提供で、参加者の理解や学びを最大限に引き出しましょう。機器の重さや大きさによっては、持ち込みが難しい機材。貸会議室側から借りて利用するのがおすすめです。
トラブルがあっても大丈夫
どんなに事前に準備をしておいても、いつもと違う場所で行う取り組みにはトラブルはつきものです。
当日になって参加者が増えたり、資料内容の変更があったりと本来のデータがあれば解決できるトラブルもあります。対策として貸会議室の環境をチェックしておきましょう。ネット環境やコピー機があれば、データを送ってもらったり、クラウドや共有サーバなどからデータが取り出せたりできます。
準備段階でトラブルに対応できるネット環境とデータの保管場所、コピー機やPCの有無など、必要機器について確認しておきましょう。急なトラブルがあっても安心です。
